Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

HSV Hairsystems Vienna GmbH
Kaffeeweg 8
1230 Wien
Österreich

Telefon: +43 664 300 48 68
E-Mail: termin@hairsystems.at

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz deiner personenbezogenen Daten sehr ernst und behandeln sie vertraulich gemäß den gesetzlichen Datenschutzvorschriften und dieser Datenschutzerklärung. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir wann, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist – oder so lange wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorschreiben.

3. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website

Bei jedem Aufruf unserer Website werden durch unseren Webhoster automatisch Informationen erfasst und in Server-Logfiles gespeichert. Folgende Daten werden dabei erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Referrer URL (vorher besuchte Seite)

Zweck: Sicherstellung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus, komfortable Nutzung der Website, Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Speicherdauer: 14 Tage, danach automatische Löschung.

4. Hosting

Diese Website wird gehostet bei: Easyname. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail, Kontaktformular, Telefon oder WhatsApp kontaktierst, verarbeiten wir die von dir mitgeteilten Daten (in der Regel Name, Kontaktdaten, Anliegen, ggf. Bilder), um deine Anfrage zu beantworten.

Zweck: Bearbeitung deiner Anfrage, Terminvereinbarung, Erstberatung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. lit. a (Einwilligung) bei freiwillig übermittelten Bildern oder Gesundheitsangaben.

Speicherdauer: Anfragen ohne Folgeauftrag werden nach 6 Monaten gelöscht. Bei Vertragsschluss greifen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Punkt 6).

6. Kunden- und Beratungsdaten

Im Rahmen einer Beratung, Maßnahme oder eines Vertragsabschlusses verarbeiten wir folgende Daten:

• Stammdaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten
• Beratungsdaten: Haarsituation, Wunschvorstellung, gewähltes System
• Bilddaten: vor und nach der Anpassung (nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung)
• Vertrags- und Zahlungsdaten
• Gesundheitsangaben (z.B. Hautempfindlichkeiten) – nur mit Einwilligung gem. Art. 9 DSGVO

Zweck: Vertragserfüllung, Beratung, Anpassung des Haarsystems, Service-Termine, Aftercare.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (für Gesundheitsdaten: Einwilligung).

Speicherdauer: Während der Geschäftsbeziehung sowie 7 Jahre danach (gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach § 132 BAO und § 212 UGB). Kundenbilder werden nach Beendigung der Geschäftsbeziehung sofort gelöscht, sofern keine Veröffentlichungseinwilligung vorliegt.

7. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf deinem Endgerät gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind erforderlich, damit die Website funktioniert. Sie können nicht abgewählt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Analyse- und Marketing-Cookies

Diese Cookies werden nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung gesetzt. Du kannst die Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner oder unter "Cookie-Einstellungen" im Footer widerrufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

8. Webanalyse

Wir verwenden derzeit keine externen Webanalyse-Dienste wie Google Analytics. Wenn sich das ändert, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend anpassen und gegebenenfalls deine Einwilligung einholen.

9. Online-Buchung & Terminvereinbarung

Für Online-Terminbuchungen nutzen wir gegebenenfalls externe Buchungstools (z.B. Calendly, SimplyBook). Falls verwendet, werden Name, E-Mail und Telefonnummer ausschließlich zur Terminkoordination verarbeitet. Mit den Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

10. Social Media & externe Inhalte

Auf unserer Website können Verlinkungen zu sozialen Netzwerken (Instagram, Facebook, YouTube) eingebunden sein. Diese werden nur als reine Links eingebunden – es findet keine automatische Datenübertragung an die jeweiligen Anbieter statt, solange du nicht aktiv auf den Link klickst.

Wenn du auf einen solchen Link klickst und die Plattform besuchst, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

11. Empfänger deiner Daten

Deine personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmen bestehen nur in folgenden Fällen:

• Auftragsverarbeiter (Webhoster, Buchungssystem, Buchhaltung) – mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (bei Geschäftsfällen)
• Behörden, wenn gesetzlich vorgeschrieben (z.B. Finanzamt)
• Hersteller von Haarsystemen für die individuelle Anfertigung (übermittelt werden nur Maße und Haarspezifikationen, keine identifizierenden Daten)

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nur statt, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 44 ff. DSGVO sichergestellt ist.

Online-Shop und Bestellabwicklung

Zweck: Abwicklung deiner Bestellung – Vertragsabschluss, Zahlung, Versand, Rechnungsstellung, Kundenkonto (sofern angelegt) sowie Bearbeitung von Retouren, Widerrufen und Gewährleistungsfällen. Unser Shop läuft auf WooCommerce.

Verarbeitete Daten: Name, Rechnungs- und Lieferadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bestell- und Zahlungsdaten, IP-Adresse, Bestellhistorie. Bei maßgefertigten Haarsystemen zusätzlich die zur Anfertigung nötigen Angaben wie Maße, Basis, Haarfarbe und Dichte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

Empfänger: Zahlungsdienstleister, Versandunternehmen, unser Steuerberater sowie unser Hosting-Anbieter – jeweils nur im für die Abwicklung erforderlichen Umfang.

Speicherdauer: Bestell- und Rechnungsdaten bewahren wir gemäß § 132 BAO sieben Jahre auf. Kundenkonten löschen wir auf Wunsch, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zahlungsabwicklung über Klarna

Zweck: Wenn du eine Zahlungsart von Klarna wählst, geben wir die zur Abwicklung erforderlichen Daten an den Zahlungsdienstleister weiter.

Anbieter: Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Schweden.

Verarbeitete Daten: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Bestell- und Zahlungsdaten. Klarna führt je nach gewählter Zahlungsart eine eigene Identitäts- und Bonitätsprüfung durch.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Wichtig: Klarna verarbeitet diese Daten als eigenständig Verantwortlicher. Es gelten daher die Datenschutzbestimmungen von Klarna, die dir im Bestellvorgang angezeigt werden und unter klarna.com/at/datenschutz abrufbar sind. Auf die Verarbeitung durch Klarna haben wir keinen Einfluss.

Cookies und Einwilligung

Technisch notwendige Cookies setzen wir ein, damit die Website und der Warenkorb funktionieren. Sie sind für den Betrieb erforderlich – Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Analyse- und Marketing-Cookies laden ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Einwilligung. Beim ersten Besuch fragen wir dich über einen Hinweis, ob du zustimmst. Solange du nicht zustimmst, werden keine Analysedaten erhoben (Google Consent Mode: Standardeinstellung „abgelehnt“).

Einwilligung ändern oder widerrufen: Du kannst deine Auswahl jederzeit über den Link Cookie-Einstellungen im Seitenfuß anpassen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Google Analytics 4

Zweck: Wir möchten verstehen, welche Inhalte unserer Website hilfreich sind und wie Besucher zu uns finden, um unser Angebot zu verbessern.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Verarbeitete Daten: gekürzte IP-Adresse (IP-Anonymisierung ist aktiviert), aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort auf Stadtebene, verwendetes Gerät und Browser, Herkunftsquelle sowie Interaktionen wie Klicks auf Termin-, Telefon- oder WhatsApp-Links.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – ausschließlich auf Basis deiner Einwilligung. Wir setzen den Google-Einwilligungsmodus ein: Solange du nicht zustimmst, werden keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten übertragen.

Datenübermittlung: Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

Speicherdauer: 14 Monate.

Widerspruch: Über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß oder das Browser-Add-on von Google unter tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Google Ads

Zweck: Wir schalten Anzeigen in der Google-Suche und möchten nachvollziehen, ob eine Anzeige zu einer Terminanfrage geführt hat. Ohne diese Messung könnten wir nicht beurteilen, ob sich die Werbung lohnt.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Verarbeitete Daten: gekürzte IP-Adresse, aufgerufene Seiten nach dem Anzeigenklick, ausgelöste Aktionen wie das Öffnen der Terminbuchung, Geräte- und Browserdaten, Cookie-Kennungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – ausschließlich auf Basis deiner Einwilligung. Wir setzen den Google-Einwilligungsmodus ein: Solange du nicht zustimmst, werden keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten übertragen.

Datenübermittlung: Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Speicherdauer: bis zu 90 Tage für Conversion-Cookies.

Widerspruch: Über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß.

Zahlungsabwicklung über PayPal

Zweck: Wenn du im Onlineshop mit PayPal bezahlst, wickeln wir die Zahlung über diesen Anbieter ab.

Anbieter: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg.

Verarbeitete Daten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Bestell- und Zahlungsdaten. Die Zahlungsdaten selbst werden ausschließlich von PayPal verarbeitet, wir erhalten sie nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Kaufvertrags.

Speicherdauer: nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von PayPal.

Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriften liegen auf unserem eigenen Server und werden von dort ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Anbietern, deine IP-Adresse wird dabei also an niemanden übermittelt.

Widerrufsformular

Zweck: Bearbeitung deiner Widerrufserklärung nach § 13a FAGG sowie Versand der gesetzlich vorgeschriebenen Eingangsbestätigung.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Bestellnummer, Bestelldatum und die von dir gemachten Angaben zum Umfang des Widerrufs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung).

Speicherdauer: Im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

12. Deine Rechte

Du hast jederzeit folgende Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden", Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an termin@hairsystems.at.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen die DSGVO verstößt.

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: www.dsb.gv.at

14. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um deine Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über SSL/TLS.

Innerhalb des Studios werden alle Kundenakten in einem zugriffsbeschränkten System geführt. Nur befugte Mitarbeiter haben Zugang zu deinen Daten.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, falls sich die Rechtslage, unsere Geschäftsprozesse oder die Datenverarbeitung ändern. Die jeweils aktuelle Version findest du immer auf dieser Seite.